Les 11 étapes pour organiser son séminaire d'entreprise avec succès

Le séminaire d’intégration permet d'accueillir les nouveaux collaborateurs d’une société. Cette méthode de présentation permet aux nouvelles recrues de se sentir rapidement à l’aise au sein de l’entreprise et de comprendre ses valeurs, ses objectifs, ses chiffres clés, etc.

Le séminaire de formation forme les collaborateurs aux nouvelles méthodes de travail et aux nouveaux outils. Il est mis en place pour améliorer ou diversifier les compétences des collaborateurs.

Directement lié aux compétences des salariés, rien ne doit être laissé au hasard dans le déroulé. Les collaborateurs en formation doivent se sentir à l’aise, dans un cadre et une ambiance agréable pour assimiler au maximum les informations.

Le team building est en général très apprécié car il se focalise vraiment sur le bien-être des collaborateurs. L’idée principale de ce séminaire est de créer et de développer une synergie entre les collaborateurs dans un cadre extérieur.

Les objectifs sont d'améliorer la cohésion d'équipe, développer les interactions et augmenter la motivation de chacun.

Il existe de nombreuses possibilités d'activités team building : activités sportives, événements culturels, escape games, voyages ! Il existe même des team building à distance ! Tout est possible !

Le séminaire de direction comme son nom l’indique est destiné aux dirigeants et aux cadres de l’entreprise. Il est mis en place pour décider des nouveaux objectifs, analyser la situation et l’avenir d’une société. Ce séminaire demande un cadre calme et propice aux échanges et aux prises de décisions.

Avant d’organiser un événement d’entreprise quel qu'il soit, vous devez réfléchir aux objectifs.

Posez-vous les bonnes questions : dans quel but souhaitez-vous organiser cet événement ?

Le séminaire professionnel peut entrer dans une démarche de réflexion, de formation et de motivation. Il est donc important de connaître le but de votre séminaire afin d'établir les besoins nécessaires (logistique, localisation, …) pour l’organisation de cet événement.

Un séminaire d’entreprise n’est pas seulement destiné aux salariés de l’entreprise, les cibles visées peuvent également être les prestataires de l’entreprise, les fournisseurs et même les clients. Le thème de votre événement a un rapport direct avec votre cible, il sera sans doute différent si vos invités sont les salariés ou si ce sont les fournisseurs. Il est donc indispensable d'adapter votre séminaire en fonction des personnes que vous souhaitez viser.

Autre élément important : définir le nombre de participants ! Cela vous aidera à organiser au mieux votre événement. En fonction de votre cible, déterminez le nombre d’invités. S’agit-il de tous les employés, des cadres, des fournisseurs ?

Cette étape est primordiale pour définir votre budget, les lieux du séminaire ou encore les outils techniques qu’il va falloir mettre à disposition.

Après avoir défini les objectifs et la cible de l'événement, vous devez également réfléchir au choix du format et au thème de votre séminaire d’entreprise. Concernant le format, il sera plus simple de savoir si vous devez vous orienter vers l’organisation d’un week-end, d’une semaine, d’une seule journée ou d’un repas.

Il existe différents thèmes autour desquels vous pouvez organiser votre séminaire d’entreprise. N’oubliez pas que vos collaborateurs n’attendent qu’une chose, passer un moment sympathique et ludique ! 😄 Alors choisissez un thème selon les valeurs de votre entreprise et qui plaira à coup sûr à vos invités.

Par exemple, si vous souhaitez renforcer la cohésion de vos salariés, proposez-leur un séminaire autour du thème du sport, ils pourront passer un moment dynamique tout en renforçant leur esprit d'équipe. Si vous souhaitez proposer un séminaire plus classique, optez pour la visite d’une ville, en France ou ailleurs par exemple !

Établir un budget précis, c’est l’une des règles d’or pour réussir son séminaire professionnel, ça permet de connaître le prix de chaque dépense et éviter de dépasser le budget initial. Le lieu du séminaire, la restauration, le transport, etc. Tout cela a un coût ! Il est donc important de connaître le nombre exact de participants pour prévoir un budget et ne pas hésiter à prévoir plus en cas d’imprévu.

Petite astuce ! Si vous souhaitez organiser votre événement dans un lieu destiné aux séminaires d’entreprise, on vous conseille de privilégier un séjour en début de semaine, les prix sont plus avantageux.

Le choix de la date doit être établi et communiqué bien à l’avancepour permettre à tout le monde une bonne gestion de son agenda. La date de votre événement doit être connue par vos collaborateurs plusieurs semaines à l’avance afin d'éviter de bousculer leur agenda (rendez-vous, vacances, etc.). Vous devriez également éviter de programmer le séminaire lors de longs week-ends, les vacances ou les jours de grands événements sportifs ou culturels pour éviter que vos invités soient absents le jour J.

Après avoir défini les objectifs, le thème, le nombre de participants, la date ou encore le budget, attaquons nous maintenant au lieu !

Choisissez un lieu en fonction des activités que vous prévoyez le jour J. Par exemple, s’il s’agit d’organiser un séminaire de réflexion, priorisez un endroit calme qui facilite les échanges et la concentration ! Si vous organisez plutôt un séminaire team building, choisissez un endroit sympathique dans lequel vos collaborateurs pourront passer un moment de partage et améliorer leurs relations.

Ne négligez pas la création d’un rétroplanning ! C'est un excellent outil pour organiser votre séminaire professionnel. Il permet d’avoir une vision globale de l'événement. Grâce au rétroplanning vous allez pouvoir répertorier toutes les actions à réaliser en amont et en aval de l'événement (le lancement des invitations, les réservations à effectuer, les devis à signer, …).

Et si vous cherchez l'animation parfaite pour marquer le coup lors du séminaire et qui permet de laisser un souvenir à vos invités, la location d'un photobooth d'entreprise sera parfait pour vous ! Grâce à la borne photo vos invités repartiront avec des photos personnalisées de votre événement.

Un plan de communication est nécessaire pour prévenir les invités en amont de l'événement. Qu’il s’agisse d’un séminaire avec les collaborateurs, clients ou partenaires, cela ne change rien, ils doivent être prévenus. Il est nécessaire d’informer les participants sur les objectifs du séminaire, les horaires, les différentes activités prévues, les heures pour les pauses et les repas,… Tout doit être clair précis pour vos invités !

Si le jour J certaines activités demandent des besoins particuliers, il faut le préciser. L’objectif est de ne rien laisser au hasard et de préparer au mieux vos invités le jour de votre séminaire.

Définissez la manière dont vous souhaitez informer vos invités sur l'événement. Si vous invitez vos clients, vous pouvez leur envoyer des invitations par e-mail, si vous visez les collaborateurs soyez créatifs ! Par exemple, vous pouvez leur transmettre une carte d’invitation personnalisée ou vous pouvez réaliser une invitation digitale en format vidéo. Surprenez-les 😄

Pour vous assurer que votre événement s’est bien déroulé et que vos collaborateurs ont apprécié, n’hésitez pas à les questionner ! Ont-ils apprécié le séminaire ? D’après eux quels sont les points d’amélioration à mettre en place. Ont-ils des suggestions ?

Vous pouvez élaborer un questionnaire de satisfaction qui vous permettra de savoir quels ont été les moments clé de votre séminaire, ce qui a fonctionné ou pas. Ce questionnaire vous permettra d’avoir des retours pour connaître les axes d’amélioration pour de prochains événements.

Le séminaire est un outil de management très prisé des entreprises .

Les raisons d’organiser un tel événement sont nombreuses. Cela peut être pour féliciter et remercier les salariés du travail qu’ils ont effectué, mais aussi pour présenter le bilan de l'année, les objectifs de la rentrée, les prochains projets à mener ou le lancement d’un nouveau produit. Le séminaire peut également servir à former les collaborateurs à de nouvelles méthodes de travail pour améliorer ou diversifier leurs compétences.

Quelle que soit sa forme, le séminaire d’entreprise a pour objectif de répondre à des objectifs stratégiques très précis.

Le bien-être au travail, la motivation, une communication saine et respectueuse entre les collaborateurs sont les clés d’une entreprise qui cartonne ! Organiser un séminaire pour développer votre entreprise et motiver vos équipes. 🚀