La check-list pour organiser votre événement d’entreprise avec succès

Un événement d’entreprise qu’il soit grand public ou corporate, permet d’augmenter la visibilité de l’entreprise auprès de ses clients / collaborateurs et de créer de la sympathie autour de la marque. Il existe de nombreux types d'événements d’entreprise : séminaire, team-building, road-show, lancement de produit, salon, inauguration d’une boutique, soirée de noël et bien d’autres encore. Chaque événement est différent mais les étapes d'organisation restent universelles.

Nous avons fait une check list en 10 étapes pour vous aider à organiser votre événement d’entreprise avec succès !

1. Étude du brief
2. Sourcing et choix des prestataires
3. Présentation du projet et validation
4. Élaboration du roadbook
5. Coordination des prestataires
6. Créer un rétro-planning
7. Briefer les équipes
8. Jour J
9. Suivi financier
10. Debrief post-event

1. Étude du brief :

L’analyse du brief (ou l’analyse du cahier des charges) est l’une des étapes les plus importantes pour le bon déroulement de l‘organisation de votre événement d’entreprise. Il permet de comprendre les besoins et objectifs du client et de connaître le budget pour y répondre au mieux. Le brief est l'élément essentiel qui vous permet de structurer votre événement. Il doit être rédigé de manière claire et détaillée et mentionner le contexte, les objectifs, les livrables attendus, le planning et le budget. Avant de travailler dessus, n’hésitez pas à demander davantage d’informations si vous trouvez que le brief n’est pas assez complet. Ça vous permettra de gagner du temps pour les prochaines étapes.

2. Sourcing et choix des prestataires :

L'étape du sourcing commence dès la fin de l’analyse du brief. Lieux, traiteurs, hôtesses, animation d'entreprise... etc, pour chaque besoin il existe des centaines de prestataires !

Pour trouver ceux qui répondront au mieux à vos besoins, on vous recommande de faire un sourcing minutieux en suivant les étapes suivantes :

Vous cherchez une animation photo pour votre événement ?

3. Présentation du projet et validation :

Préparez et soignez votre pitch de présentation du projet aux décisionnaires. Pour cela, on vous invite à vous informer sur la durée de la réunion, du format, de présenter le projet de manière professionnelle (un PDF, un powerpoint), de penser à un plan de secours si vous avez des soucis techniques le jour de la présentation ! Aussi, et on ne vous le répétera jamais assez, mais soyez convaincant, énergique, captez l’attention, donnez envie à votre projet ! Enfin, montrez votre professionnalisme en ayant un coup d’avance sur vos clients : réfléchissez en amont à toutes les questions qu’ils pourraient vous poser. Si votre proposition a bien été travaillée et que vous avez su la présenter avec aisance, tout devrait bien se passer ! Cependant, gardez en tête qu’un client peut apporter des modifications à son brief en cours de route, il faut donc faire preuve de réactivité et de docilité !

4. Élaboration du roadbook :

Une fois le projet validé, vous devez préparer le roadbook (ou la feuille de route) c’est la bible de votre événement. Il permet de garder précieusement et de récapituler toutes les informations qui concernent votre événement. Toutes les informations doivent y figurer : les missions des différents intervenants, les contacts, les bons de commandes, le déroulé… tout absolument tout devra être enregistré dans ce roadbook.

On vous invite à y ajouter les éléments suivants, et de l’adapter selon votre événement d’entreprise :

• Présentation rapide de l'événement

• Contexte et objectifs

• Le concept

• Lister les différents acteurs

• Le lieu

• L’hébergement

• La restauration

• Plan d’accès et plan du lieu

• Équipe interne

• Prestataires

• Programme

• Rétro-planning

• Contacts

5. Coordination des prestataires :

Vous devez procéder à la coordination des différents prestataires. Attention, cette étape est très importante, vous devez le faire avec minutie ou vous risqueriez d’avoir quelques soucis le jour J ! Demandez à vos prestataires toutes les informations nécessaires sur la livraison et ajoutez tout cela à votre roadbook.

Par exemple, si vous organisez un événement sur deux jours et que vous avez prévu un traiteur, ils doivent vous fournir les horaires de livraison, vous expliquer les étapes, comment vont-ils mettre au frais les aliments ? Livrent-ils tout le même jour, le jour J, la veille ? Autant de questions logistique à se poser et à définir avec eux.

Ou si vous avez loué un photobooth comme animation photo, vous devez connaître le jour de réception de votre borne photo, quel organisme vous le livre, qui montera le photobooth sur place, où sera t-il positionné ?

6. Créer un retro-planning :

Lorsque vous récupérez les informations importantes, on vous conseille fortement de créer un retro-planning de l'événement. Ce planning permettra d’avoir une vue détaillée sur le programme de votre événement d’entreprise. C’est un outil très important pour l’organisation de votre événement et son bon déroulement.

7. Briefer les équipes :

Élaborez les plannings de votre équipe et pensez à les briefer à l’avance. Vous êtes garant du bon déroulé de l'événement, vous devez transmettre toutes les informations nécessaires à votre équipe et ils se doivent de prendre connaissance de toutes les informations nécessaires. Pour que tout se passe bien, et surtout pour les gros événements on vous recommande de simuler le jour J. Chaque personne de votre équipe doit être en mesure de dérouler ses journées, ils doivent savoir à l’avance ce qu’ils doivent faire.

8. Jour J :

Ça y est, c’est le grand jour ! Après des semaines de préparation c’est enfin le moment de faire vivre l'événement. Et par "vivre” on entend : vérifier que tout se déroule bien, que vos prestataires sont à l’heure, que votre équipe est présente, d’une manière globale que tout ce que vous avez inscrit dans votre rétro-planning se déroule sans encombre et correctement.

9. Suivi financier :

L'événement une fois terminé, ne veut pas dire que votre travail l'est aussi ! Loin de là ! Après chaque événement, vous devrez vous assurer que toutes les factures ont été payées. Si vous avez eu un quelconque souci avec un prestataire, vous devrez faire un point avec lui pour résoudre le problème.

Pensez à garder toutes les informations de l'événement, afin de garder un historique pour les prochains événements.

10. Débrief post event :

Dernière étape très importante : débriefez l'événement.

Débriefez avec votre équipe :

Prenez le temps de poser sur papier les points positifs et les points négatifs de l'événement, organisez-les et préparez une réunion avec votre équipe pour leur faire part de vos feedbacks. Lors de la réunion, on vous invite aussi à leur demander les leurs. Qu'elles difficultés ont-ils pu rencontrer pour mener à bien leur travail ? Comment améliorer le bon déroulement de leurs missions ? Quels process réitérer ou améliorer ? Autant de questions qui vous permettront d'améliorer vos futurs événements !

Débriefez avec vos prestataires :

Même principe ! Prenez le temps d'appeler vos prestataires. Cela vous permettra de créer une bonne relation avec eux et d'améliorer vos prochains événements avec eux si vous souhaitez refaire appel à leur service.

Vous l’aurez compris, organiser un événement d’entreprise prend du temps : plusieurs jours, plusieurs semaines, parfois même plusieurs mois. Mais grâce à nos conseils, l’organisation d'événements d’entreprise ne devrait plus avoir de secret pour vous ! Vous avez toutes les cartes en main pour faire de votre événement un succès !